شاید بتوان تصمیمگیری را اصلیترین کارکرد مدیران در سازمانها قلمداد نمود که از طریق سازوکارهای متنوعی دنبال میشود و یکی از شناخته شدهترین آنها برگزاری جلسات کاری است. اگرچه این سازوکار تصمیم گیری گروهی به منظور تسهیل فرایندهای مدیریتی در سازمانها طراحی شده، اما به نظر می رسد که در نظام اداری کشورمان، برگزاری اینگونه جلسات به یکی از موانع کارآمدی و بهرهوری تبدیل شده است؛ به طوری که عدهای بر این باورند که برای تسریع در جریان امور و تسهیل فرایندهای کاری باید تشکیل جلسات اداری را به مثابه گلوگاهی کلیدی مورد تحلیل و بازطراحی قرار داد. نمونههایی از رفتارهای نا بهرهورانه نظام اداری در مدیریت جلسات کاری را میتوان بدین ترتیب برشمرد:
- تنوع زیاد ساختارهای تصمیمگیری (مانند شوراها، کارگروه ها، کمیتهها و...)؛
- تعدد جلسات هرکدام از ساختارهای تصمیم گیری؛
- همزمانی جلسات گوناگون با موضوعات مختلف؛
- حضور افراد نامرتبط با موضوع جلسات؛
- ناهماهنگی در مدیریت زمان جلسات و لغو پیش بینی نشده برخی از آنها؛
- اتخاذ برخی تصمیمات خارج از اختیارات قانونی توسط بعضی از ساختارهای تصمیم گیری؛
- غیرضروری بودن برخی جلسات به دلیل برخورداری رییس جلسه از اختیار تام تصمیم گیری؛
- بیاطلاعی بیشتر حاضران از هدف و محتوای جلسات (ضعف در اطلاعرسانی قبل از نشست)؛
- عدم مشارکت واقعی اعضای جلسات (تأیید عمومی نظرات رییس جلسه)؛
- برگزاری جلسات متعدد با دستورکارهای مشابه یا تکراری (ضعف مدیریت دانش)؛
- عدم رعایت مدیریت زمان در جلسات (به ویژه تأخیر در شروع نشست) و طولانی شدن بسیاری از آنها؛
- برگزاری برخی جلسات در زمان نامناسب برای تصمیم گیری (به دلیل خستگی یا عجله افراد)؛
- شفاف نبودن محتوای مصوبات (به ویژه مسئولان اجرا یا منابع مورد نیاز و...)؛
- اجرایی نشدن بسیاری از مصوبات جلسات اداری به دلیل عدم پیگیری؛
- نارضایتی نسبی اعضای جلسات از کیفیت و اثربخشی تصمیمات.
برای آنکه بتوان چنین ضعفهایی را در مدیریت جلسات کاری برطرف نمود و سطح بهرهوری نظام تصمیمگیری در بخش دولتی را بهبود بخشید، می توان از راهکارها و ایدههایی به شرح زیر کمک گرفت:
- ارسال دعوتنامه (در قالب نامه یا پیام نوشتاری و نه تلفن یا مذاکره شفاهی) برای تمامی مدعوان در تمامی جلسات کاری؛
- شفاف بودن دستورکار جلسات در متن دعوتنامهها؛
- الزامی بودن تمامی دستورکارهای مطرح شده در جلسات (عدم امکان تصمیم گیری بدون برگزاری جلسه)؛
- اعلام شفاف زمان پایان جلسات (یا مدت زمان جلسه) در متن دعوتنامهها؛
- برگزاری حداقل نیمی از جلسات کاری با زمان کمتر از یک ساعت؛
- متناسب بودن تعداد اعضای جلسه برای تصمیم گیری (کمتر از ده نفر)؛
- روشن بودن دلیل دعوت هرکدام از اعضای جلسه (الزام قانونی یا ارتباط با مسئولیت سازمانی)؛
- صدور ابلاغ عضویت (یا وجود مقررات الزام آور تعیین کننده اعضای جلسات) برای تمامی اعضا و دبیر جلسات؛
- ارسال مستندات مربوط به دستوکارها به همراه دعوتنامه (پیش از برگزاری جلسه) به تمامی اعضا؛
- برگزاری حداقل نیمی از جلسات به صورت مجازی (آنلاین)؛
- رعایت دقیق زمان اعلام شده برای آغاز جلسه (نبود تأخیر در شروع جلسه)؛
- مناسب بودن زمان جلسات برای تصمیم گیری (عدم برگزاری جلسه در زمانهای افت تمرکز افراد مانند بلافاصله بعد از صرف غذا یا زمان گرسنگی یا ساعات پایانی شب)؛
- مناسب بودن شرایط محیطی مکان برگزاری جلسات برای تمرکز در تصمیم گیری (متعادل بودن دمای محیط؛ متناسب بودن روشنایی؛ تهویه مناسب؛ عدم وجود آلودگی صوتی یا...)؛
- اجرای ساز و کار مرثر جلب مشارکت آزادانه تمامی حاضران در فرایند تصمیمگیری (مانند رأی گیری مخفی)؛
- پایان یافتن جلسات مطابق با مدت زمان اعلام شده در دعوتنامه (یا زودتر از آن)؛
- شفاف بودن مصوبات تمامی جلسات کاری در قالب صورتجلسه نوشتاری (در قالب نامه یا پیام نوشتاری)؛
- خارج بودن تمامی مصوبات جلسات از دامنه اختیارات یک نفر از مدیران سازمان (مثلا رییس جلسه) برای اثبات نیاز واقعی به برگزاری جلسه به منظور تصمیم گیری (عدم امکان تصمیم گیری انفرادی هرکدام از مدیران)؛
- شفاف بودن مسئول اجرای تمامی مصوبات مندرج در صورتجلسه؛
- شفاف بودن مهلت اجرای تمامی مصوبات مندرج در صورتجلسه؛
- ابلاغ رسمی مصوبات به مسئولان اجرای آن ها؛
- برقراری سازوکار پیگیری اجرای مصوبات؛
- ثبت سوابق اجرای مصوبات یا دلایل تاخیر در اجرا (به صورت قابل پیگیری و گزارش گیری لحظهای)؛
- اعلام گزارش درباره کمیت و کیفیت اجرای مصوبات نشستهای قبلی در آغاز (یا بخشی از) هر جلسه؛
- وجود ساز و کاری برای جلوگیری از دعوت افراد به جلسات کاری همزمان؛
- نظرسنجی ناشناس (بدون کشف هویت پاسخ دهندگان) از تمامی اعضای جلسه درباره کیفیت مدیریت آن؛
- استقرار سامانه و پایگاه مدیریت دانش جلسات کاری.
تألیف: دکتر هدایت کارگر شورکی