در راستای معرفی ابزارهای ارتقا بهره وری، در بخش اول،PDCA به عنوان اساس اصلی فرآیند بهبود بهره وری به صورت مختصر معرفی گردید. در این مطلب سعی می گردد روش هایی برای شناسایی مساله معرفی شود.

برای شناسایی مساله ها، از چند منظر می‌توان به این امر نگریست. در منظر اول با توجه به عواملی که بر عملکرد بهره‌وری تاثیر می‌گذارند می توان به مساله ها دست یافت. مطابق نظرات Prokopenko and North عوامل اصلی و تاثیر گذار بر بهره وری سیستم در چهار گروه تقسیم بندی می شوند:
1- فناوری
2- متدولوژی (روش شناسایی)
3- صلاحیت افراد
4- فضای محیط کار

 فناوری
در این بخش فناوری های مورد استفاده در سازمان مثل فناوری دیجیتال، فناوری فرایندها، فناوری ارتباطات، ... مورد بررسی قرار می گیرد تا مشخص شود که آیا می توان سطح هریک از این فناوری ها را تغییر داد تا منجر به افزایش کیفیت کار و یا کاهش هزینه گردد.
 متدولوژی (روش شناسایی)
این بخش به روش های مورد استفاده سازمان ها در راستای مدیریت و کنترل امور اشاره می کند که از میان آنها می توان به مواردی همچون چگونگی انجام کارها، نحوه نظارت و کنترل، سیستم ارائه اطلاعات و ... اشاره کرد.
 صلاحیت افراد
موضوعی دیگر که تاثیر زیادی بر سطح بهره وری یک سازمان دارد، میزان صلاحیت و شایستگی کارکنان آن مجموعه می باشد .کارمند شایسته با مسئولیت های خود آشنا بوده و با در اختیار داشتن دانش، مهارت و انگیزه لازم به انجام فعالیت های مشخص شده می پردازد. عدم تناسب بین کار و فردی که کار را انجام می دهد منشا بسیاری از مسائل است.
 فضای محیط کار
آخرین عامل تاثیرگذار در زمینه بهره وری، شرایط محیط کاری است که افراد در آن به فعالیت می پردازند. نگرش کارکنان، سبک مدیریت سازمان و تعاملات میان کارمندان، بر انگیزه کارکنان و همچنین سه عاملی که پیش تر به آنها پرداختیم، تاثیری مستقیم دارد. نتیجه یک فضای مناسب، بالا رفتن انگیزه کارکنان و همچنین مشارکت آنها در ایده‌پردازی و فرآیند بهبود بهره وری می باشد.
سایر متخصصان دو منبع اصلی بهره وری را پیشرفت فناوری و کارایی سیستم بیان نموده اند.
از منظر دوم، برای شناسایی مساله، مناطق تمرکز برای بهبود بهره وری مورد توجه قرار می گیرد. Rosen در کتاب خود تحت عنوان (1993 )Productivity Sector Public Improving ، نواحی تمرکز متعددی در جهت بهبود بهره‌وری معرفی کرده است که از میان آنها می توان به موارد زیر اشاره نمود:
• بهبود حاصل از تمرکز بر جریان کار
• بهبود حاصل از تمرکز بر انگیزه و مهارت کارکنان
• بهبود حاصل از تمرکز بر به کارگیری روش های مدیریتی موثر در جهت بهینه سازی منابع و بهره گیری از این منابع در خصوص ارائه خدمات بهتر
به نقل از این کتاب، چگونه می توان فرصت های پیشرفت در محیط کار را شناسایی کرد ؟ می توان آنها را با نشانه های آشکاری نظیر بیکاری ها، کند بودن سیستم، تاخیرها و گلوگاه ها یافت. بعضی از مشکلات را نیز می توان با بررسی خطرات احتمالی، علل بالا رفتن حجم کار به صورت مقطعی یا دائمی، از عملکرد کارمندان و یا سیستم پیدا کرد.
مشکلات رایج در بهره وری را می توان به این صورت دسته بندی نمود:
1- بیکاری ها
2- تاخیرها
3- خطرات
4- حجم بالای کار
5- فقدان دانش کافی در نیروی کار
6- انگیزه پایین
در مورد هریک از این موارد باید یک سری سوالات مطرح نمود که در پاسخ به این سوالات، مساله ها خود را نشان می‌دهند. در ادامه به چند مورد از این سوالات به عنوان نمونه اشاره می گردد.
بیکاری: آیا یک کامپیوتر، یا یک شئ خاص از یک وسیله، مدت زمان طولانی از روز و یا در طی روزهای متوالی از یک ماه، مورد استفاده قرار نمی گیرند؟ آیا از ساختمانی فقط 8 ساعت در روز و یا فقط 10 ماه از سال استفاده می شود؟ آیا کارمندانی در طول روز دارای بیکاری هستند )رانندگان، ماموران ارسال و ...) ؟
تاخیرها: آیا مشتریان در خصوص زمان خدمت دهی شکایت دارند؟ آیا کارهای باقی مانده روی هم جمع می شود؟ آیا گلوگاهی در جریان فرآیند وجود دارد که موجب کند شدن جریان فرآیند شود ؟ (زمان تامین منابع، حمل و نقل و ...)
خطرات: آیا مسئله ای خطرساز در محیط کار مانند کار با بخار داغ و ... وجود دارد؟
حجم بالای کار: آیا جریان کار در ساعات مشخصی از روز، یا روزهای مشخصی از سال و یا ماه های مشخصی از سال، حجم بالایی دارد ؟ آیا برخی از کارمندان بخش بیشتری از مسئولیت ها را نسبت به سایرین بر عهده دارند؟ شرایطی که سبب می شود که تقاضا از ظرفیت سازمان بیشتر شود کدامند؟
فقدان دانش کافی در نیروی کار: خطاهای احتمالی، تصمیمات ضعیف، کیفیت نامناسب کار، شکایت ها
انگیزه پایین: نداشتن روحیه و انگیزه کاری مناسب، کمبود ایده، وجود خصومت در محیط کار، مقاومت در مقابل تغییرات، عملکرد با بازده پایین.
در مطلب بعدی به روش های بهبود بهره وری اشاره شده و در ادامه ابزارهای مربوطه معرفی می گردد.

*تهیه و تنظیم: رضیه میرجلیلی